Savez-vous que, dans le cadre de votre activité professionnelle, vous devez conserver certains documents ? Et connaissez-vous ces délais de conservation ? La FFPMI vous donne toutes les réponses à ces questions.
Dans le cadre de votre entreprise, vous êtes tenus de conserver l’ensemble des documents reçus ou émis, liés à votre activité pendant une durée minimale. Ce délai de conservation fixé par la loi dépend de la nature des documents en question.
→ Documents civils et commerciaux
Doivent être conservés :
30 ans :
30 ans :
- Les contrats de vente ou d’achat de biens immobiliers et fonciers
10 ans :
- Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) à compter de la livraison ou de la prestation.
5 ans :
- Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale (papier ou électronique)
- Les documents bancaires (relevé bancaire, talon de chèque, …)
- Les documents de transport de marchandises
- Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de marque, …)
3 ans :
- Les déclarations en douane
2 ans :
- Les polices d’assurance, à compter de la résiliation du contrat
→ Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice.
→ Documents fiscaux
Les documents fiscaux sur lesquels l’administration peut exercer des droits de communication, d’enquête et de contrôles, doivent être conservés pendant 6 ans.
Cela comprend notamment :
- L’impôt sur le revenu
- L’impôt sur les sociétés
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
- La cotisation foncière des entreprise (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- La TVA
→ Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)
Si vous avez une société commerciale, doivent être conservés :
10 ans :
- Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...), à compter de la clôture de l’exercice.
5 ans :
- Les statuts de la société, à compter de sa radiation au RCS
- Le registre des PV d’AG, à compter de la fin de leur utilisation
3 ans :
- Les feuilles de présence, des pouvoirs, les rapports du gérant, les rapports du commissaire aux comptes.
→ Documents liés à la gestion du personnel
Doivent être conservés :
5 ans :
- Les bulletins de paie
- Le registre unique du personnel
- Les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite,
- Les déclarations d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie.
3 ans :
- Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
1 an :
- La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation.
NB : Si vous avez toujours un doute quant à la durée de conservation d’un de vos documents, vous pouvez utiliser ce simulateur en ligne en sélectionnant le document en question.